Mesmo tendo propósitos nobres que vão além do lucro, as instituições de ensino também são empresas. Isso significa que elas precisam lidar com demandas legais e processos operacionais para garantir o sucesso de suas atividades e a satisfação de seus alunos. Alcançar esses resultados sem um planejamento escolar é praticamente impossível, pois esse documento é essencial para orientar as ações de gestores e colaboradores.
Sua instituição já tem um planejamento escolar? Quer saber como criar esse documento de forma prática e fazer dele uma ferramenta para melhorar a qualidade de ensino, captar estudantes e aumentar seus ganhos? Então, continue a leitura deste post! Vamos explicar qual é a importância do planejamento escolar e o passo a passo para elaborá-lo.
Qual é a importância do planejamento escolar?
Em qualquer tipo de empresa, o planejamento funciona como um mapa. Ele determina onde os gestores planejam chegar e traça o caminho para alcançar esse objetivo. Dessa forma, esse documento traz uma série de benefícios para o negócio:
- ajuda os gestores a estabelecerem um alvo realista para a empresa;
- define quais são as ações necessárias para alcançar os objetivos do negócio;
- identifica os recursos disponíveis (profissionais, estrutura física, equipamentos, materiais de ensino) e permite alocá-los da melhor forma possível;
- contribui para organizar as atividades que ocorrem na instituição;
- estabelece os papéis de cada colaborador ou cargo para fazer com que essas ações aconteçam;
- identifica as melhores métricas para acompanhar os resultados e verificar se as ações estão produzindo os efeitos desejados;
- evita que os gestores desperdicem esforços e dinheiro em atividades que não estavam previstas no planejamento e não contribuem para alcançar os objetivos estabelecidos.
Portanto, o planejamento escolar é um instrumento importante para ajudar os gestores e colaboradores a manterem o foco. Ele gera um compromisso com ações efetivas e mobiliza o grupo para que todos estejam engajados e cumpram suas responsabilidades. Outra vantagem é mostrar aos alunos que a instituição é organizada, o que contribui para melhorar a imagem e credibilidade do negócio na comunidade.
Como criar um bom planejamento escolar?
Agora que você entendeu porque é fundamental criar um bom planejamento escolar, vamos mostrar como realizá-lo em sua instituição. O ideal é envolver todos os colaboradores na construção desse documento. Afinal, eles vivenciam a realidade do dia a dia, conhecem os problemas e podem propor soluções viáveis para eles. Além disso, ouvir a opinião do grupo aumenta a percepção de que eles fazem parte do negócio e são valorizados pelo gestor, o que promove engajamento.
Para que você e sua equipe consigam redigir o plano com maior facilidade, elaboramos um passo a passo que poderá ajudá-los. Confira!
1. Defina metas
É fundamental que uma instituição de ensino tenha metas administrativas e pedagógicas. Elas precisam ser realistas, para que possam ser alcançadas por sua equipe, mas sempre devem levar a empresa a um patamar mais elevado de qualidade e eficiência. Também é importante destacar que elas não podem ser vagas, e exigem uma definição numérica, tanto em relação ao prazo quanto no que diz respeito ao resultado. Portanto, “aumentar a quantidade de estudantes” não é uma meta. Porém, “captar 120 novos alunos até 5 de março de 2019” é um objetivo válido.
Além do exemplo do parágrafo anterior, algumas metas administrativas são:
- reduzir a taxa de abandono de cursos para no máximo 5% até o final de 2019;
- reduzir a taxa de inadimplência para, no máximo 3% ainda no primeiro semestre;
- eliminar gastos provocados por dificuldades na gestão financeira, como pagamento de multas por atraso nas contas;
- conter despesas com a folha de pagamento para que ela não ultrapasse 40% do faturamento;
- promover a otimização da infraestrutura, ocupando 80% das salas de aula por pelo menos 30 horas semanais.
Embora seja fácil avaliar se algumas metas pedagógicas foram atingidas, a análise de outras pode não ser tão simples. Por isso, é necessário estabelecê-las com um pouco mais de cuidado:
- aumentar a qualidade do ensino oferecido (estabelecendo critérios para avaliar esse quesito);
- criar estratégias para fazer com que 80% dos alunos que concluem o curso já tenham conquistado um emprego na área;
- alcançar pelo menos 75% de conceito A ou B entre os alunos egressos (considerando uma escala parecida com o Net Promotion Score).
Portanto, as metas pedagógicas variam de acordo com o tipo de ensino oferecido pela instituição. É importante avaliar a sua realidade antes de defini-las, analisar os resultados dos últimos anos e estabelecer uma projeção realista.
2. Liste as ações necessárias para atingir as metas
A partir da sua lista de metas, discuta com os colaboradores quais são as ações necessárias para que se tornem realidade. Algumas poderão ser definidas por você, se elas se referem apenas à parte administrativa e não há outra pessoa envolvida nesse trabalho. É o caso, por exemplo, de eliminar os gastos necessários com pagamentos de multas por atraso. Cada assunto deve ser tratado com a equipe envolvida no processo.
Para alcançar as metas pedagógicas, avalie várias opções com sua equipe. Muitas instituições percebem que o conteúdo produzido internamente não está tão alinhado às expectativas do mercado. Nesses casos, uma boa alternativa é melhorar a qualidade adotando sistemas de ensino já validados e utilizados por redes. É válido analisar cada opção e chegar à melhor alternativa para destacar a sua empresa.
3. Crie um calendário geral da instituição
O calendário é fundamental para organizar as ações e também para que os alunos se preparem para participar das atividades. Quando todos os colaboradores e estudantes sabem o que a instituição fará nas próximas semanas e meses, eles conseguem se programar para o desempenho de seus papéis. Essa ferramenta também o ajudará a contratar serviços terceirizados, se forem necessários, com a devida antecedência.
4. Delegue funções
Para que o planejamento saia do papel, é preciso que as pessoas realizem, de fato, as atividades propostas. Normalmente, isso não acontece quando a atribuição de funções é vaga. Definam quem ficará responsável por cada tarefa, qual será a equipe de apoio e os recursos com os quais esses colaboradores precisam contar. Assim como as metas, estabeleça prazos para garantir que tudo será feito a tempo para que haja oportunidade de mudar os planos, se isso for necessário.
5. Acompanhe e aperfeiçoe
Embora o planejamento escolar funcione como um mapa que deve ser seguido, em algumas situações pode ser necessário buscar outros caminhos para atingir o mesmo resultado. Então, a empresa precisa ter uma certa dose de flexibilidade que permita alterações produtivas. O gestor também deve acompanhar a realização das tarefas, oferecendo-se principalmente para orientar e prestar apoio à equipe. Ao final de cada ciclo, reúnam-se para avaliar o que deu certo e apontar o que pode ser melhorado, promovendo o aperfeiçoamento constante do plano e da instituição.
Esperamos que você tenha compreendido que o planejamento escolar é um requisito essencial para o sucesso de uma instituição. É fundamental não só elaborar o documento, mas criar um ciclo permanente de implementação, avaliação e melhorias. Use-o para elevar a qualidade do ensino, colocar-se à frente do mercado e estabelecer diferenciais competitivos relevantes.
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